Лекция

Применение ЭДО в бухгалтерии: все важные вопросы

Лектор: Климова Марина Аркадьевна - независимый консультант-практик по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета и трудового права. Кандидат экономических наук. Опыт консультирования более 15 лет. Автор более 80 книг и более 300 публикаций, включенных в правовую базу системы «КонсультантПлюс»

16 ноября 2023, c 10:00 до 16:00

7 академических часов

Бухгалтер, любой режим налогообложения

Мероприятие завершено

План

1. Расширение сферы применения ЭДО: когда он обязателен, когда просто удобен?

Всегда ли допустим ЭДО?
Допустимые каналы связи при обмене различными типами электронных документов.
Последствия нарушений.
Экономика внедрения ЭДО: какую схему выбрать, как рассчитать стоимость его внедрения?

2. Новые требования к электронным подписям.

Подписи руководителя и должностных лиц, а также сторонних уполномоченных лиц.
Что необходимо предпринимать прямо сейчас?
Где необходимо применять усиленную квалифицированную. подпись, а где можно использовать подписи попроще? как их оформлять и различать?
Какой может быть простая подпись?

3. Новые требования к доверенностям.

Машиночитаемые доверенности (МЧД) в 2023-2024 гг.
Случаи, когда уполномоченное лицо может действовать без МЧД, с доверенностью другого вида.
Как оформить и отменить МЧД?
Как ею пользоваться?
Представление МЧД контрагенту.
Прекратит ли МЧД действовать при смене руководителя организации, реорганизации и т.п.?

4. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС.

Обязательно ли их применять?
Новинки 2023 и 2024 гг.
Последствия использования недопустимых форматов электронных документов.
Представление электронных документов в налоговые органы.

5. Типичные ошибки при применении электронных документов, в т.ч., счетов-фактур (УПД), убивающие их юридическую значимость.

6. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как верно составить?

Избегаем конфликтов с бизнес-партнерами и претензий налоговой.
Для чего нужно соглашение? Когда оно обязательно, а когда его просто разумно заключить? Что оно дает?
Какие положения стоит включать в соглашение?
Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.
Практические примеры.

7. ЭДО с налоговыми органами: особенности электронной отчетности, и электронного взаимодействия, типичные ошибки. Цифровизация в налоговых органах и как это сказывается на налогоплательщиках? Все новшества.

8. Внутренний ЭДО в организации: на что обратить внимание бухгалтеру.

9. Организация хранения электронных документов. Типичные ошибки и их последствия.

10. Другие важные вопросы современного бухгалтерского документооборота.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

Мероприятие завершено

Вопросы, на которые были даны ответы

Будет ли ошибкой, если в тор-12 и УПД в документе визуализации (ЭДО) будет фигурировать несколько разных фамилий (отпуск груза разрешил и отпуск груза произвел), а подпишет этот документ ЭЦП только один из них.

Правомерна ли отправка неформализованным документом счет-фактуры и акта (или УПД) в виде PDF или EXCEL файла через ЭДО? Обязательно применение формата XML для ЭДО?

Получен счет на оплату с запросом на подпись. Счет - это документ, который не требует подписания со стороны получателя услуги/товара. Какой самый верный вариант - подписать счет или отказать в подписи?

Получен УПД/счет-фактуры, которые отправлены в неформализованном варианте. Есть ли вариант, при котором получатель услуги может завизировать такого формата документ и его примет ИФНС? Или только запрос дубликата в формате xml или подписанного оригинала на бумаге?

Формализованные документы (Акт, УПД в статусе 1) требуют подписания. Какая дата считается датой принятия в учете - дата приемки или техническая дата подписания? К примеру, документ получили 5 ноября (техническая дата подписания со стороны контрагента) за услуги октября, дата документа и дата оказания услуг 31.10.2023. Подписываем документ в ЭДО 20 декабря (техническая дата подписания с нашей стороны), но ставим дату приемки 01 ноября (дата отражения документа в учетной системе).

Добрый день!
некоторые контрагенты присылают по ЭДО документы (не Счета-фактуры) в PDF файлах с печатью и всеми подписями (договора, претензии, акты на брак)... принимать ли нам к учеты такие документы?

Добрый день, В связи с потерей первичного документа покупатель просит выслать первичный учетный документ по ЭДО. При этом, сам документ изначально был оформлен и направлен ему на бумаге. Соответственно у поставщика, подписанный экземпляр бумажного акта тоже отсутствует. Допускается ли направление первичного документа по ЭДО, если первично он направлялся на бумаге (при этом: поставщику вернулся подписанный бумажный вариант/ поставщику документ на бумаге не вернулся)? Заранее спасибо за ответ!

Правомерно ли требование заказчика, если на момент подписания договора сторонами было предусмотрено по факту оказания услуг оформление Актом на бумаге по форме, согласованной в Приложении к договору, а спустя время стороны договора принимают решение обмениваться документами по ЭДО и в последствии заказчик требует направить при ЭДО ПУД по форме УПД, а не Акт, аргументируя, что у покупателя не встает в системе учета (т.е. меняется формат /тип ПУД в рамках исполнения договора)?

обязательно ли распечатывать электронные документы? электронного архива на сервере нет, все документы в программе Оператора ЭДО, можно ли данные документы не печатать, а хранить у Оператора

Правильно ли мы понимаем, что для обмена первичными документами (акт, УПД, счет-фактура) посредством ЭДО не обязательно подписывать соглашение об ЭДО?

Добрый день!
Нашему Генеральному директору в ноябре 2023 УКЭП выдал СБК Контур, когда мы спросили, могут ли они сейчас выдавать, или только получать можно в ИФНС, в Контуре ответили, что могут. Теперь после семинара, у нас возникли сомнения.

Добрый день.
Вопрос по поводу международного электронного документооборота. В настоящее время мы подписываем договоры с удостоверяющими центрами в России и Казахстане, которые будут подтверждать достоверность подписей сторон.
Вопрос возник по поводу представления в ИФНС по требования УПД, подписанного электронными подписями (проверенными удостоверяющими центрами). УПД не может быть в хml формате, утвержденном ФНС. Соответственно при передаче по требованию в ФНС мы прикрепляем данный документ со штампами и квитанциями, подписывает квалифицированной подписью директора и направляем в налоговую. Или необходимо предоставлять электронные контейнеры с подписями и подтверждениями ДТС с двух сторон?
Есть письмо ФНС: ПИСЬМО от 9 декабря 2022 г. N ЗГ-3-26/13861.
Если документ в электронной форме составлен не по установленным ФНС России форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048). Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.

1. Здравствуйте. Может ли руководитель подписать счет-фактуру (УПД) электронной подписью физ.лица? Можно ли принять к вычету сумму НДС по такому электронному документу?
2. Счет-фактура (УПД) подписаны от организации, например заместителем генерального директора, и в счете-фактуре (УПД) в штампе не указана должность подписанта. Можно ли принять к вычету сумму НДС по такому электронному документу?
3. Можно ли УПД использовать дополнительно еще и как счет добавив в УПД дополнительно строку реквизиты Продавца?

Добрый день! Подскажите пожалуйста, если мы заключили с контрагентом соглашение об ЭДО 1 декабря, могу ли я ему выгрузить в 1с УПД которые были созданы до этой даты? Например УПД от 16 октября или 15 августа?

Если контрагент направляет нам акт сверки, и у нас есть расхождения. Нам нужно отказать и направить свой вариант сверки? Или мы подписываем и направляем акт расхождений с запросом подписи?

Если есть возможность, уточните пжта, как на сайте ФНС найти ссылку на сценарии введения ЭДО в организации. Калькулятор эффективности нашла быстро, а сценарии не могу найти. Спасибо

При подписании простой подписью Авансовых отчетов, необходимо заключить Соглашение между сотрудниками и Компанией для подтверждения юридической силы?

Добрый день! Факт хоз.жизни и торг-12 с с/ф 30 сентября 2023г., по Эдо поступили 10 октября 2023 года. В бухгалтерском учете отражаем в сентябре, а вот в налоговом?. Это ТМЦ.

Для примера ,в ЭДО дата УПД 01.01.2023г., Бухгалтер отразил документ в системе 06.01.2023 , но в ЭДО Бухгалтер подписал УПД позже, чем фактически провел- 15.01.2023г., при этом факт хозяйственной деятельности, принимая в ЭДО, Бухгалтер проставил дату выставленного раннего УПД по факту хозяйственной операции 01.01.2023г. , соответственно вопрос в расхождении проведенной даты и подписанной в ЭДО, критично это или нет для Налогового учета?

Здравствуйте. Если мы продаем оборудование, в составе прослеживаемый товар, но у заказчика не настроено эдо. Какие действия правильные?

Добрый день. Если подписали документ через оператора (пример через Контур), МЧД (ГУИД МЧД) отразился в документе, нужно ли проверять МЧД через ФНС или оператор уже проверил её? И нужно ли обязательно МЧД в xml формате прикладывать к документам? формате И проверяет ли оператор, что ЭП выдана с 01.09.2023, значит должна быть МЧД?

Пжта, еще раз. Какая доверенность нужна гл буху для подписания налоговой отчетности: для налгового представителя или все же МЧД?

Добрый день. При подписании доверенности у нотариуса сотрудником организации - простая подпись предварительно создается на носителе в электронном виде по месту работу it- службой?

Добрый день. Необходимо ли передачу контрагенту акта выполненных работ в формате pdf оговаривать в соглашении об ЭДО?

Добрый день, подскажите пожалуйста, в случае подписания договора с контрагентом по ЭДО с помощью УКЭП, в каком формате необходимо отправить его контрагенту, чтобы он после подписания являлся юридически значимым (легитимным)? Договор не формализованный документ, в формате XML его отправить нет возможности. (На данный момент мы может сохранить его в PDF, вложить и подписать УКЭП). И еще вопрос: можно ли аннулировать документ в ЭДО если он уже подписан с 2-х сторон (УПД, договор, спецификация и т.д.)

В каком случае мы можем хранить одни и те же УПД подписанные в ЭДО и подписанные на бумажном носителе?

Марина Аркадьевна, здравствуйте.
1. На визуализированном образе УПД с признаком "1" на штампе, в котором указаны данные владельцев сертификата, в случае если документ подписывается не руководителем, а уполномоченным лицом, в подписях отправителя и получателя указаны наименование организации, фамилия, имя отчество уполномоченного лица, но отсутствует должность и в столбце "Доверенность, рег. номер, период действия и статус" должны ли быть эти данные заполнены? Обычно указано не требуется для подписания. Можно ли принять НДС к вычету по такому электронному документу?

Я ИП на НПД, бухгалтер, веду учет и готовлю отчетность удаленно. Некоторые ИП-ки отдали свою КЭП (полученную в налоговой) мне для сдачи отчетности. Но есть кто не хочет давать. Могу ли я подписывать их отчеты своей КЭП? Как это правильно должно быть оформлено? Или должна ли быть нотариальная доверенность на сдачу отчетов от каждого ИП?

Подписи на бумажной накладной и сч. фактуре: директор, гл. бух, кладовщик и директор и гл. бух соответственно. Если электронная подпись только директора , правомерно ли это, если нет, как выйти из ситуации.

Правильно ли я понимаю, что если доверенность подписанта не прошла проверку у оператора ЭДО (это отображается в электронном УПД например), нужно самой запросить эту доверенность у контрагента и сохранить ее у себя?

Добрый день! У нас есть один оператор ЭДО который интегрирован в программу 1С, а так же есть еще два оператора ЭДО, которые по техническим причинам не могут быть интегрированы в программу. Мы принимаем и подписываем у поставщиков документы в этих двух системах. Не противоречит ли это нормативам?

Какая подпись требуется уполномоченному лицу для подписания от организации отчетности в Социальный фонд?

Добрый день, спасибо за информативный и интересный вебинар. Наш арендодатель выставляет акты ежемесячно по ЭДО, но обычно выставляет акты раньше - 25-го числа за 30-е или 31-е. В визуализированной форме акта дата подписания 31 число. Фактически УКЭП подписано 25-м числом. Может ли налоговая снять у нас расходы по налогу на прибыль по таким актам?

Подскажите в ИФНС подписантами отчетности могут быть разные сотрудники бухгалтерии, в сфере их функциональных обязанностей по выданной доверенности от Организации?

Правильно ли мы понимаем, что если контрагент высылает нам договор (или Дополнительное соглашение) в формате ПДФ (но при отправке не выбран формализованный тип), то при предоставлении в налоговую у нас не будет необходимости делать заверенные копии, достаточно будет выгрузить подписанный документ из ЭДО?

Если нам предоставляются по ЭДО в качестве подтверждающих документов, копии документов третьих лиц с ручными или электронными подписями, то будет ли наличие электронной подписи отправителя на таких документах подтверждать действительность их?

Добрый день, Покупатель обратился к нам с требованием исправить ТОРГ-12 и СФ, направленные ЭД по формату ФНС (ММВ-7-10/551@ и ММВ-7-15/820@) По документам сумма (цена, стоимость) - целое число (т.е. 1000рублей 00 копеек), в полученных ими файлах значение отображается без копеек, т.е. 1000рублей. Что с этим можно сделать? PS: 1000руб. 37 копеек передается с копейками.

Добрый день. Скажите, пожалуйста, мы приобретаем товар который приходуем через склад, документы продавец выставляет по ЭДО. С нашей стороны документы подписывает генеральный директор УКЭП, но мы их распечатывает и на строке 18 (ответственный за правильное оформления факта хозяйственной жизни) их подписывает кладовщик, ручной подписью. Какие могут быть последствия при встречной налоговой проверке?

Пожалуйста уточните, каждый раз получая документ по ЭДО мне нужно иметь файл ключа проверки УКЭП? чтобы данный документ был действительным в суде

По бумажному носителю УПД произошла отгрузка, подписал водитель по доверенности. Контрагент запрашивает этот УПД в ЭДО, т.к. этот бумажный УПД был у них утерян. Мы отправляем им в ЭДО и анулируем бумажный?или ставим пометку "копия" в ЭДО или на бумажном носители ставим "дубликат"?

1) Если УПД со статусом 1 по ЭДО подписывает только одно лицо (требования по УКЭП и формату предложенному ФНС через оператора ЭДО соблюдены), обозначает ли это по умолчанию, что то же самое лицо имеет право подписи в графах отпуск груза разрешил и отпуск груза произвел? Можно ли утверждать, что если оператор ЭДО принял этот документ, то в базе ЭДО содержится соответствующая доверенность на право подписи за лицо разрешившее отпуск груза и лицо фактически его отгрузившее? Нужно ли дополнительно проверять наличие доверенности?
2) Как технически выглядит подписание УПД по ЭДО, если нужно проставить, к примеру, 2 или 3 подписи (за кладовщика, за руководителя и главного бухгалтера)?

ЭДО должен быть при участии оператора. Оператор в обязательном порядке должен быть из перечня на сайте ФНС: https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/search_edo/?
Участвовали в электронной процедуре на ресурсах электронной торговой площадки, площадке за участие в процедуре выплатили вознаграждение, первичный документ площадка предоставила через систему ЭДО Росинвойс, которая как написано в регламенте является корпоративной системой. Можно ли принимать к вычету НДС и в расходах по налогу на прибыль сумму по такому УПД?

Правильно понимаю
если УПД подписывает менеджер (все подписи стоят менеджера)
то это не усиленная квал подпись
усиленная только у директора

Как проверить электронный счет-фактуру (УПД с признаком 1)? Можно ли проверить только визуализированный образ счет-фактуры (УПД) ?

Если мы используем УКЭП и не составили соглашение об эл.документообороте, а просто принимаем приглашение от контрагента в диадок, нам тогда заранее нужно узнавать, какую подпись будет использовать наш контрагент?

Поступил акт в ЭДО от 31.10.23. Подписан в следующем периоде. Какой датой принимать в учете данные услуги?

Подскажите как происходит многостороннее подписание договора в ЭДО?

Подписание документов от поставщика через оператора ЭДО идет комплекта документов, по подписан каждый документ, стоит штамп подписи
Это правильное подписание?
Говорите что нельзя подписывать комплект документов

Покупатель посылает посредством ЭДО через оператора скан доверенности на получение ТМЦ, подписанный УКЭП. Имеет ли такой документ юридическую силу?

Рассылка анонсов семинаров
Подпишитесь на рассылку, получайте самые выгодные предложения первыми!

Услуга оказывается в рамках договора публичной оферты